إدارة المهام

دورة حياة المهمة

• يمكن وصف حالة المهام من خلال الحالات التالية:
• مستعد
• مكلف
• تم إنهاؤه
• منتهي الصلاحية
• تم إرسالها
• بدأت
• تم الانتهاء من
• تم التحقق
• متوقف مؤقتًا

الأنشطة التي تدعمها المهام

وعلى صعيد آخر، أنشطة المشروع التي ترتبط بالتخطيط وإعداد تقارير عن الوقت والتكاليف، قد تتكون من من أنشطة وظيفية عديدة لكنها دائماً ما تكون أكبر من مجموع جزئيات المشروع وذات أهداف أكثر فعالية. يجب أن تسمح أنشطة المشروع بتقسيم المشروع إلى أجزاء (مهام) وتخصيصها وإمكانية الوصول إلى قاعدة بيانات المهام.

في هذا الإطار، أنشطة التقارير التي ترتبط بعرض وتقديم معلومات عن الأنشطة الخمس المبينة في الرسم المرفق.

وعلى صعيد آخر، الأنشطة الإبداعية التي ترتبط بمرحلة إنشاء المهمة، تتضمن التخطيط للمهمة ومشاركة الأفكار، والإعداد والتوضيح والتنظيم وتحديد الأهداف والأولويات.

من جانب آخر، أنشطة الأداء التي ترتبط بتتبع الأداء وإنجاز المهام المعينة، يجب أن تسمح بتتبع المهام حسب الزمن المخصص لكل منها والتحكم وبالتكاليف المالية والأولويات ومخططات البيانات والتقارير وتحديث حالة المهام والمشروع ومراقبة وضبط مواعيد التسليم وتوثيق الأنشطة.

ومن جهة أخرى، الأنشطة الخدمية التي ترتبط بالعملاء وتوفير الخدمات الداخلية في الشركة، تتضمن إدارة المعرفة وإدارة العلاقات مع العملاء. يجب أن تسمح هذه الأنشطة بإرفاق الارتباطات والملفات ذات العلاقة، وإدارة الوثائق وإدارة حقوق الوصول للمعلومات واستخدامها وإمكانية الوصول إلى سجلات العملاء والموظفين وإدارة الطلبات.

ومن ناحية أخرى، الأنشطة الوظيفية التي ترتبط بتحديد المشاركين والمبيعات والجودة وغيرها، يكون هدفها ضمان إنتاج بضائع أو خدمات ذات جودة للمستهلكين. تتيح هذه الأنشطة عمليات التخطيط وإعداد التقارير والتتبع وتحديد الأولويات والإعدادات والتفويض وإدارة المهام.

وفي السياق ذاته، باعتبارها تخصصاً، تتضمن عمليات إدارة المهام الكثير من الأنشطة الأساسية. فعلى المستوى المتقدم، تتضمن هذه الإدارة أنشطة إنشائية ووظيفية ومشاريع وأداء وأنشطة خدمية أخرى.

برمجيات خاصة بإدارة المهام

في هذا الإطار، تدعم هذه البرمجيات إنشاء المهام وتصوّرها وإرسال الإشعارات وتخصيص الموارد البشرية والمالية وتحديد مدى التوافق وإمكانية التعديل والمرونة وإصدار التقارير.

إضافةً إلى ذلك، تتضمن مهام تحديد وتخصيص الموارد القدرة على تفويض المهام والأدوات لأفراد أو مجموعات من المختصين.

ومن جهة أخرى، تتضمن إعدادات الإشعارات توفير معلومات حول إرسال إشعارات بمواعيد التسليم (سواء القائمة أو المنتهية أو المؤجلة) لأشخاص أو مجموعات معينة.

ومن جهة أخرى، تتضمن عملية إعداد التقارير عرض البيانات إما باستخدام الجداول أو باستخدام المخططات البيانية.

وفي السياق ذاته، تشمل عملية إنشاء المهمة توظيف القدرات المختلفة لترجمة الأفكار إلى أفعال، بما في ذلك تحديد أنماط التعاون وخاصة في التخطيط.

وعلى صعيد آخر، تتضمن المرونة القدرة على تنفيذ المهام بكفاءة عند تغيير عدد المستعملين للتوافق مع بيئة محددة.

كذلك، تتضمن الإعدادات القدرة على إضافة وحذف وإدارة الوظائف والقدرة على استخدام بيئة إدارة المهام.

إضافةً إلى ذلك، تتوفر الكثير من البرمجيات الخاصة بإدارة المهام، ومنها ما هو مجاني. ومنها ما هو مخصص للشركات الكبرى. وبعضها مخصص لمشاريع المفردة. كما أن البرمجيات الخاصة بإدارة المشاريع والأجندات تدعم إدارة المهام والأنشطة المتعلقة بها.

وعلى صعيد آخر، تتضمن عملية تصوّر المهام، إنجاز العروض عن المهام باستخدام نماذج القوائم ونماذج إدارة الوقت. تتضمن عملية تصوّر الأولويات إعداد التصنيفات (مثلًا، الموازنة والوقت والأشخاص ذوي العلاقة) وآلية التنفيذ. أما إعداد الأجندة فيتضمن وضع جدول العمل (مثلًا، توفر الأفراد ومواعيد الاجتماعات والمشاكل المحتمل أن تعترض سير العمل).

وعلى صعيد آخر، تتضمن التوافقية القدرة على توفير بيئة لإدارة المهام من حيث الاتصال والتوافق مع النظم والبرمجيات والبيئات الأخرى. وتتضمن إعداد هيكلية وقيود للاتصالات التي بين بيئة إدارة الهام والنظم والبيئات والبرمجيات الأخرى.

• انظر كذلك
• إدارة ذاتية
• مخطط غانت
• إدارة الوقت
• برمجيات تتبع الوقت
• هيكلية تقسيم العمل
• إدارة العمال الذاتية
• نمط الإدارة الأنثوي
• أساليب الإدارة

باءت بالفشل

ومن ناحية أخرى، يصف مخطط آلة الحالة التالي الحالات المختلفة لمهمة ما خلال دورة حياتها. تمت الإشارة إلى هذا الرسم البياني من شركة IBM. يمكن العثور هنا على مخطط آلة حالة مهمة أكثر حداثة ينطبق على طريقة التسليم المستمر الحديثة.