موظف استقبال

المهام

من جانب آخر، قد تشمل واجبات العمل لأحد المُرَحِّبين الإجابة عن استفسارات الزائرين حول الشركة ومنتجاتها أو خدماتها، وتوجيه الزائرين إلى وجهاتهم، وفرز وتسليم البريد، والرد على المكالمات الواردة على الهواتف متعددة الخطوط، وتحديد المواعيد، والإيداع، وحفظ السجلات، وإدخال البيانات وتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام المكتبية الأخرى، مثل إرسال الفاكسات أو البريد الإلكتروني. قد يقوم بعض المُرَحِّبين كذلك بأداء مهام مسك الدفاتر أو المهام الإدارية. بعض المكاتب وليس كلها، وإبقاء منطقة الانتظار مرتبة. يقوم المُرَحِّب كذلك ببعض وظائف التحكم في الوصول لأمن الحراسة للمؤسسة من خلال التحقق من هوية الموظف، وإصدار تصاريح الزوار، ومراقبة أي أشخاص أو أنشطة غير عادية أو مشبوهة والإبلاغ عنها.

وعلى صعيد آخر، غالبًا ما يكون المُرَحِّب هو أول اتصال تجاري يلتقي به الشخص في أي مؤسسة. من المتوقع من المُرَحِّب ان يحافظ على سلوك هادئ ومهذب ومهني في جميع الأوقات، بغض النظر عن سلوك الزائر. بعض الصفات الشخصية التي يتوقع أن يمتلكها المُرَحِّب من أجل القيام بالمهمة تشمل الاهتمام، والمظهر الجيد، والمبادرة، والولاء، والنضج، واحترام السرية وحسن التقدير، والموقف الإيجابي والاعتمادية. في بعض الأحيان، قد تكون المهمة مرهقة بسبب التفاعل مع الكثير من الأشخاص المختلفين الذين لديهم أنواع مختلفة من الشخصيات، ومن المتوقع أن يقوموا بمهام متعددة بسرعة.