تم النشر اليوم [dadate] | إدارة المعلومات الشخصية

دراسة

لقد توسع الاهتمام في دراسة إدارة المعلومات الشخصية في السنوات الأخيرة. وأحد أهداف الدراسة هو تحديد طرق لتقديم أدوات دعم جديدة دون زيادة تعقيد التحديات الموجودة في إداة المعلومات الشخصية دون قصد. إن الدراسة تعني فهم أفضل لكيفية إدارة الناس للمعلومات عبر الأدوات المتاحة و كذلك عبر الزمن. وفي الواقع فإن الدراسة وحدها لا تكفي، على سبيل المثال، استخدام البريد الإلكتروني للعزل. من المهم تحديد قيمة أداة جديدة عبر الزمن وضمن سياق أوسع لنشاطات عديدة من إدارة المعلومات الشخصية لشخص ما . يمكن تنظيم الأبحاث المتعلقة في هذا المجال وفق الأنشطة الثلاث الرئيسية: إيجاد / إعادة إيجاد إن إيجاد وإعادة إيجاد المعلومات يمكن أن يحدث في مساحة تخزين عام (مثل الإنترنت) أو خاصة (مثل الحاسوب الشخصي). إن الأبحاث المتعلقة بإيجاد المعلومات تركز بشكل واسع على إيجاد معلومات عامة وعلى كيفية بحث الناس عن المعلومات واستخدامهم لها ( السلوك البشري للمعلومات). ولإعادة إيجاد المعلومات فإنه يتوجب على الشخص: أ- التذكر ب- الاستدعاء والملاحظة، والتكرار. عملية التذكر صعبة حتى عند استخدام الإشارات المرجعية عبر الإنترنت. الاستدعاء والملاحظة هو ما يحدث بشكل دائم عندما يقوم الناس بالبحث (عبر سطح المكتب) وذلك بكتابة عبارات البحث ثم النظر في قائمة النتائج إلى أن يلاحظوا ما يبحثون عنه. إن عملية بأكملها من تذكر واستدعاء وملاحظة يتم تكرارها في حال كانت المعلومات المطلوبة مؤلفة من أجزاء عديدة. الحفظ عندما يصادف الناس المعلومات فإنها يمكن أن تُنسى بسرعة (مثل نتيجة لعبة) أو أن يحفظوها للاستخدام لاحقاً وفي هذه الحالة نحتاج لاتخاذ قرار يتعلق بكيفية ومكان حفظ المعلومات بحيث يمكن العثور عليها مرة أخرى، وهذه العملية معرضة للخطأ، حيث أن أرشفة ووسم المعلومات هو أمر صعب لأن الناس غالباً ما يفشلون في تذكر المجلدات والوسوم المنشأة سابقاً ويقومون بإنشاء نماذج جديدة مما يؤدي لتشتت المعلومات. أنشطة إضافية الأنشطة الإضافية هي أنشطة استرايجية والتي تأخذ بعين الاعتبار مجموعة المعلومات لشخص ما، وكيفية تنظيمها، و كيفية عمل المنظمة (هل تعمل بشكل جيد أم لا)، وفيما إذا كانت المعلومات آمنة ومنسوخة احتياطياً. عمل فائدة للمعلومات واستخدامها بعد إيجادها هو أيضاً جزء من هذه الأنشطة. عموماً الأشخاص تعمل بجد لتنظيم معلوماتهم، ولكن غالباً ليس لديهم خطة روتينية لأخذ نسخ احتياطية فعالة للمعلومات.

شرح مبسط

إدارة المعلومات الشخصية هو ممارسة ودراسة أعمال ونشاطات الناس وذلك لاكتساب، تنظيم، محافظة، مراجعة واستخدام أدوات المعلومات الشخصيّة مثل الوثائق (الإلكترونية والورقية)، صفات الوب ورسائلالبريد الإلكتروني للاستخدام اليومي لإكمال المهام (المتعلقة وغير المتعلقة بالعمل) و إكمال الأدوار المتعددة للشخص (كأب، موظف، صديق، عضو من مجتمع ما، إلخ).[1] وبشكل أبسط، فإن إدارة المعلومات الشخصيّة هو فن إنجاز الأعمال في حياتنا عبر المعلومات.[2]