[ فنون أدبية ] 5 خطوات لكتابة تقرير العمل بشكل احترافي

تم النشر اليوم 06-12-2025 | [ فنون أدبية ] 5 خطوات لكتابة تقرير العمل بشكل احترافي
تم النشر اليوم [dadate] | 5 خطوات لكتابة تقرير العمل بشكل احترافي

5 خطوات لكتابة تقرير العمل بشكل احترافي

هناك خمسة خطوات تساعد في تسهيل مهمة كتابة التقرير الخاص بالعمل. تحديد الأهداف بشكل مسبق قبل الشروع في كتابة التقرير، وتحديد الأطراف المعنية به من أرباب العمل أو الإدارات العليا، وكذلك طبيعة المحتوى من معلومات واحصائيات، وطريقة إضافة المحتوى لتحقيق الهدف الرجو من كتابة التقرير.يتم مراجعة الأفكار العامة التي يتضمنها التقرير، ويجب مراعاة ترتيب الأفكار الرئيسية، وترتيبها بالتسلسل الذي سيسهل فهمها.يجب أن يكون المحتوى مركزاً، ولا يتطرق لأفكار غير الأفكار الرئيسية، وأن يكون مُترابطاً، ومنظم الأفكار، وأن يتم دعمه بأرقام وحقائق؛ لإعطاء المزيد من المصداقية للتقرير.بعد الوصول للأساسايات الخاصة بالتقرير يتم وضع مختصر للنقاط التي يحتويها التقرير، والتناسق بين أفكارهن ومراعاة التدرج فيها؛ وذلك لمساعدة القاريء في الوصول إلى الأهداف المرجوة بسهولة.بعد الانتهاء من الكتابة يجب التحقق من المراجعة والتدقيق لكل النقاط، وفي تلك الحالة يُمكن الاستعانة بطرف آخر؛ من الممكن أن يكون مدققاً لغوياً، أو مصححاً لغوياً. فعلامات الترقيم، والهمزات، والفصلات تساعد بشكل أساسي في فهم محتوى التقرير؛ خاصة لو لم يكن التقرير موضعاً للنقاش بصورة شفاهية.

تعريف تقرير العمل

من الممكن تعريف تقرير العمل على أنه تفصيل بمعلومات محددة، وبيانات قائمة على نتائج واقعية، تلك البيانات والمعلومات يتخللها تلخيص في هيئة نقاط، وتوصيات خاصة بناءاً على التقرير الصادر، وتختلف المؤسسات في طبيعة التقارير الخاصة بها، فمنها ما يُقدم التقارير فيه شفاهيةً، ومنها ما يُقدم التقارير فيه بشكل تحريري، والشكل التحريري هو الطريقة الأكثر احترفية لعرض التقرير، لأن ذلك الشكل قد يتم الاستعانة فيه بوسائل تكنولوجية حديثة لسهولة عرض البيانات، ولعرضها بشكل أكثر تشويقاً. طريقة عرض تقرير العمل، وكتابة محتواه بطريقة احترافية ستعمل على توصيل المحتوى المطلوب بطريقة مشوقة، وتوثيق الخطوات التي تم اتخاذها في مصدرٍ واحد للرجوع إليها من وقتٍ لآخر، وتكون بمثابة مرجع في حال اتخاذ صُناع القرار قرارات مصيرية تخص استراتجيات المؤسسة. لذلك كان الاهتمام بالتقارير أمراً حتمياً لسهولة وصول المعلومات للإدارات المختلفة، وتوصيل وجهة نظر العاملين بالمؤسسة للقيادات العليا فيها، ولذلك يجب على الموظفين القُدامى حُسن تدريب المستجدين على كتابة التقارير بشكل احترافي لتجنب سوء الفهم أو التقدير بين الإدارات، ولتوضيح مدى الجُهد المبذول في سبيل تحقيق أهداف واستراتيجيات المؤسسة.

لم تهتم المؤسسات بالتقارير؟

تختلف طبيعة العمل في المؤسسات عن غيرها من الشركات الصغيرة أو المتوسطة، فطبيعة عمل المؤسسات، وحجم المؤسسة، والسيولة المالية لكلٍ منها تفرض عليها وسيلة للتواصل مع العاملين بشكل أكثر احترافية من الطرق التقليدية، ومع كبر حجم كل مؤسسة فإن الحاجة فيها للتوثيق، وإعداد التقارير تكون بشكلٍ أكبر. والتقارير لا تهدف فقط إلى متابعة سير العمل أو الأحوال اليومية؛ لكنها قد تمتد إلى الشكاوى والمقترحات، وخطط تطوير المؤسسة تبعاً لخبرة العاملين فيها، واختلاف تخصصاتهم، وفي النهاية يجب أن يحتوي التقرير الخاص بالعمل على مدى نجاح الأقسام المختلفة في المؤسسة في تحقيق الاستراتيجية الكبرى المُعدة مسبقاً من قِبل الإدارة.

عناصر أخرى لكتابة التقرير

هناك عدة عناصر أخرى لكتابة التقرير منها: المقدمة يجب أن يتم تقسيم المقدمة إلى ثلاث عناصر أساسية؛ موضوع التقرير، الهدف من التقرير، وحدود التقرير. ويُراعى في المقدمة أن تحتوي على شرح بصورة مبسطة، وبدون تفاصيل قد يمل منها قاريء التقرير. جدول المحتويات يُعرف ايضاً باسم “الفهرس”، ويتم فيه تحديد عدد صفحات كل جزء في التقرير، ويُسهل ذلك قراءة التقرير بشكل مُفصل. قائمة الجداول يتم من خلالها توضيح الأشكال البيانية والجداول التي قد يتضمنها التقرير. متن التقرير يُقصد به “موضوع التقرير”، وينقسم لعدة فصول، ويتم شرح كل فصل منهم على بشكل توضيحي؛ لتسهيل فهمه. الاستنتاجات والتوصيات الاستنتاجات هى تلك المعلومات التي يتم تلخيصها في صورة نقاط من التقرير، وهو جزء خاص بتوضيح التساؤلات الخاصة التي من أجلها تمت كتابة التقرير. التوصيات هي تلك المقترحات التي يتم وضعها في صورة نقاط بُناءاً على المحتوى المذكور في التقرير.

مقالات مشابهة

10 خطوات للقيام بتلخيص ناجح للكتب10 خطوات للقيام بتلخيص ناجح للكتب 3 خطوات مهمة لكتابة رسالة تظلم3 خطوات مهمة لكتابة رسالة تظلم حوار قصير بين شخصينحوار قصير بين شخصين 5 أنواع للوصف في اللغة العربية5 أنواع للوصف في اللغة العربية

كيفية كتابة تقرير العمل

تقرير العمل قد يكون هدفه التوثيق بشكل كبير؛ فهو تتويج لجهود العاملين في المؤسسة، وقياس مدى كفائتهم تبعاً لإنتاجية كلٍ منهم، وكتابة تقرير العمل بشكل احترفي ستعكس ذلك الفكر المراد، وإن لم يتم توثيق جهود العاملين من خلال التقرير سيكون الأمر بمثابة الهدر لساعات العمل الطويلة. يتحقق الهدف من كتابة التقرير المحترف من خلال كونه حلقة الوصل بين الطرفين؛ لإيصال مجهودات الموظفين إلى أرباب العمل في صورة احصائيات وأرقام.

أهمية الدقة في كتابة التقارير

تُعد كتابة التقارير من أكثر الأعمال التحريرية التي تتطلب الدقة، وذلك لارتباطها بتناول بعضاً من المفاهيم والأسس المُتعارف عليها في كتابة التقرير، وبدون تلك الأساسيات لا يُعتبر التقرير ذو قيمة فعلية. كتابة التقارير يجب أن تراعي أموراً جوهرية مثل تقسيم الفقرات، والترقيم، وتسليط المحتوى على الأهداف الرئيسية، وخدمتها بشكل احترافي. وظهرت عددة مهن في الفترة الأخيرة في مجال الكتابة الأدبية تتناول مهمة كتابة التقارير فحسب، كما أنها استحدثت كخدمة من الشركات التي تعمل في مجال التحرير؛ فتلك الشركات تقدم عروضاً للمؤسسات لكتابة التقارير الرئيسية للمؤسسة بعد أخذ التفاصيل المنوط بالتقرير مناقشتها. مقالات مشابهة 10 خطوات للقيام بتلخيص ناجح للكتب10 خطوات للقيام بتلخيص ناجح للكتب 3 خطوات مهمة لكتابة رسالة تظلم3 خطوات مهمة لكتابة رسالة تظلم حوار قصير بين شخصينحوار قصير بين شخصين 5 أنواع للوصف في اللغة العربية5 أنواع للوصف في اللغة العربية

ما هي عناصر كتابة التقرير؟

عناصر كتابة التقرير تتكون من جزئيين أساسين؛ هما: صفحة العنوان تلك هي الصفحة الأولى في افتتاحية التقرير، والهدف من كتابة تلك الصفحة هو توضيح المعلومات الأساسية التي يتناولها التقرير، وكذلك سهولة الرجوع إلى النقاط الأساسية فيه؛ في حال إذا ما أراد القاريء تفحص نقطة بشكل أكثر دقة، وبجانب المحتوى؛ فإن هناك نقاط رئيسية أخرى في كتابة التقارير؛ منها اسم المُعد للتقرير، ووظيفته في المؤسسة، وتاريخ الإصدار، والقسم الصادر عنه التقرير. ولكن يختلف الأمر في التقارير الداخلية فهي قد لا تحتوي على كل تلك المعلومات لمعرفتها مُسبقاً من قِبل المُتلقي. المُلخص المقصود به هو العناوين الرئيسية للتقرير، وتكمُن أهمية الملخص في أمرين؛ هما: أن يعلم القاريء إذا ما كان بحاجة لقراءة التقرير أم لا، فقد لا يكون هو المُتلقي المقصود.أن يتم توصيل المعلومات الأساسية، وكذلك النتائج الخاصة بفريق العمل في شكل مختصر يوفر له الوقت والجهد لمراجعة التقرير بأكمله. يتم كتابة المُلخص في الصفحة الخاصة بالعنوان في حالة كونه قصيراً، أما لو كان الملخص طويلاً فإن التلخيص سيحتل صفحة أخرى مُنفصلة، وتلك الصفحة قد تكون بعد صفحة العنوان، أو بعد الجزء الخاص بالقوائم والجداول.