إدارة الوقت

القضاء على غير الأولويات

من جهة ثانية، تغطي إدارة الوقت كذلك كيفية التخلص من المهام التي لا تقدم قيمة للفرد أو المؤسسة.

في هذا الإطار، بحسب ساندبيرج ، قوائم المهام «ليست مفتاح الإنتاجية [التي] تصعدت لتكون». ويقدر أن «30٪ من المتصلين ينفقون مزيدًا من الوقت في إدارة قوائمهم أكثر من الوقت الذي يمضونه في إكمال ما لديهم».

من جهة ثانية، ويؤكد هندريكسون أن الالتزام الصارم بقوائم المهام يمكن أن يخلق «طغيان قائمة المهام» التي تدفع المرء إلى «إضاعة الوقت في أنشطة غير مهمة».

تطبيقات برمجية

من جهة ثانية، تستعمل الكثير من الشركات برامج تتبع الوقت لتتبع وقت العمل للموظف، وساعات العمل المستحقة، وما إلى ذلك، مثلًا، برنامج إدارة الممارسات القانونية.

كذلك، تدعم الكثير من منتجات البرامج لإدارة الوقت الكثير من المستعملين. فهي تسمح للشخص بإعطاء المهام للمستعملين الآخرين واستخدام البرنامج للتواصل.

إضافةً إلى ذلك، يمكن اعتبار تطبيقات قائمة المهام على أنها إدارة معلومات شخصية خفيفة الوزن أو برامج إدارة مشروعات.

ومن جهة أخرى، على النقيض من مفهوم السماح للشخص باستخدام طرق تصفية متعددة، يحتوي منتج برمجيات واحد على الأقل فضلًا عن ذلك على وضع يقوم فيه البرنامج بمحاولة تحديد أفضل المهام بشكل ديناميكي في أي لحظة.

ومن ناحية أخرى، قد تحتوي تطبيقات قائمة المهام الحديثة على تسلسل هرمي للمهام المضمنة (تتكون المهام من مهام فرعية قد تحتوي مرة أخرى على مهام فرعية)، وقد تدعم طرقًا متعددة لتصفية وترتيب قائمة المهام، وقد تسمح لأحدها بربط ملاحظات طويلة بشكل تعسفي كل مهمة.

طريقة POSEC

كذلك، تبسيط- أشياء قد لا ترغب في القيام بها، ولكن يجب القيام بها (العمل والأعمال المنزلية).

ومن ناحية أخرى، تنظيم- الأمور التي يجب عليك إنجازها بانتظام لتكون ناجحة (الأسرة والمالية).

تحديد الأولويات- وقتك وتحديد حياتك بالأهداف.

في هذا الإطار، المساهمة- من خلال الانتباه إلى الأشياء القليلة المتبقية التي تحدث فرقا (الالتزامات الاجتماعية).

وفي هذا السياق، الاصل في الاختصار هو التسلسل الهرمي للإدراك الذاتي، والذي يعكس هرمية أبراهام ماسلو من الاحتياجات:

ومن جهة أخرى، POSEC هو اختصار لـ«تحديد الأولويات عن طريق التنظيم، التبسيط، الاقتصاد والمساهمة». يفرض الأسلوب قالبًا يؤكد على شعور الفرد العادي بالأمان العاطفي والنقدي. وتقترح أنه من خلال الاهتمام بالمسؤوليات الشخصية للمرء أولاً، يكون الفرد في وضع أفضل لتحمل المسؤوليات الجماعية.

وعلى صعيد آخر، الاقتصاد- أشياء يجب عليك القيام بها أو حتى القيام بها، ولكنها ليست ملحة بشكل عاجل (التسلية والتنشئة الاجتماعية).

بومودورو

ومن هذه الأنواع:

ومن جهة أخرى، العمل في فترات زمنية طبيعية؛ توجد في حياة المرء فترات زمنية محددة يمكن للمرء الاستفادة منها: مثلًا: الفترة بين الاجتماعات، أو الوقت حتى عودة الأطفال أو الشريك إلى المنزل، أو الوقت حتى انتهاء غسالة الأطباق.

من جهة ثانية، تحافظ كل هذه الأساليب على مبدأ تقنية بومودورو الأساسي للعمل في فترات زمنية محددة، لكنها تعدل الفترات لتناسب الاحتياجات الفردية بشكل أفضل.

من جهة ثانية، تم تصميم «تقنية بومودورو» للفنان فرانشيسكو سيريلو في أواخر الثمانينيات من القرن الماضي وتم تحسينها تدريجيًا حتى تم تعريفها لاحقًا في عام 1992. وهذه التقنية هي الاسم الذي أطلق عليه اسم «بومودورو» (وهو عبارة عن طماطم للمطبخ الإيطالي على شكل طماطم) استعمله في البداية Cirillo خلال فترة وجوده في الجامعة. يوصف «بومودورو» كمقياس أساسي للوقت داخل التقنية ويعرف تقليديًا بأنه 30 دقيقة، ويتألف من 25 دقيقة من العمل و 5 دقائق من وقت الاستراحة. كما يوصي Cirillo كسر أطول من 15 إلى 30 دقيقة بعد كل أربعة Pomodoros. من خلال التجريب الذي اشتمل على مجموعات عمل مختلفة وأنشطة إرشاد، حدد Cirillo «بومودورو المثالي» لمدة 20 إلى 35 دقيقة.

وفي هذا الصدد، هناك أنواع متعددة لتقنية بومودورو تسمح للأفراد بتكييف مبادئ تقنية بومودورو لتناسب أسلوب عملهم الشخصي بشكل أفضل.

ومن ناحية أخرى، العمل في فترات زمنية مدتها 90 دقيقة بدلاً من فترة مدتها 25 دقيقة، وهذا يعكس دورة تركيز طبيعية.

وفي هذا الصدد، مراقبة فترات الإنتاجية العالية ومن هذه البيانات يمكن للشخص أن يتوصل إلى أفضل نظام إنتاجي.

وقت الدراسة

ومن ناحية أخرى، يعتبر التعلم نشاطًا لا يخلو من الإجهاد ويبلغ عن التعرض الذي يتم تلقيه مع مراعاة الذهن. يعتبر أي شكل من أشكال الضغط ضئيلًا للتعلم والحياة، حتى إذا كان يمكن اكتساب القدرة على التكيف (الضغط المفيد eustress) تكون آثاره ضارة. لكن الإجهاد هو جزء لا يمكن تجنبه في الحياة اليومية، ويقترح رينهولد نيبور مواجهة ذلك، وكأنه يمتلك «السكينة لقبول الأشياء التي لا يمكن لأحد أن يتغير ولديها الشجاعة لتغيير الأشياء التي يستطيع المرء أن يفعلها».

• روابط اضافية
• ضبط النفس
• اندفاعية
• اضطراب نقص الانتباه مع فرط النشاط
• تعدد المهام عند الإنسان
• اهتمام جزئي مستمر

علاوةً على ذلك، بعض العوامل غير الضرورية التي تؤثر على إدارة الوقت هي العادات، وعدم تحديد المهمة (عدم الوضوح)، والإفراط في حماية العمل، والشعور بالذنب بعدم تحقيق الأهداف وتجنب المهام الحالية، وتحديد المهام ذات التوقعات الأعلى من قيمتها (الإفراط في المؤهلين)، مع التركيز على المسائل التي لها نظرة إيجابية واضحة دون تقييم أهميتها للاحتياجات الشخصية، والمهام التي تتطلب الدعم والوقت والمصالح الإقليمية والصراعات، وما إلى ذلك. تصبح العملية المنهجية المعتادة جهازًا يمكن للشخص استخدامه مع الملكية لإدارة الوقت بفعالية.

وفي السياق ذاته، جزء من تحديد الأولويات والأهداف هو «القلق» العاطفي، وتتمثل وظيفته في تجاهل الحاضر للتثبيت على مستقبل لا يصل أبداً، مما يؤدي إلى حساب لا طائل من وقته وطاقته. إنها تكلفة غير ضرورية أو جانب زائف يمكن أن يتداخل مع الخطط بسبب العوامل البشرية. طريقة أيزنهاور هي إستراتيجية تستعمل للتنافس على المهام القلقية والهامدة. القلق كضغوط، هو رد فعل لمجموعة من العوامل البيئية. فهم هذا ليس جزءا من الشخص يعطي الشخص إمكانيات لإدارتها. الرياضيون تحت قيادة مدرب يدعون هذه الإدارة بأنها «وضع وجه اللعبة.»

إضافةً إلى ذلك، التغيير صعب وأنماط الحياة اليومية هي أكثر العادات الراسخة بعمق. للقضاء على غير الأولويات في وقت الدراسة يقترح تقسيم المهام ، التقاط اللحظات، مراجعة طريقة التعامل مع المهام، تأجيل المهام غير المهمة (يفهمها ارتباطها الحالي والشعور بالإلحاح الذي يعكس رغبات الشخص بدلاً من الأهمية)، التحكم في الحياة التوازن (الراحة، النوم، أوقات الفراغ)، والغش الترفيهي والوقت غير المنتج (سماع تسجيل صوتي للمحاضرات، والانتقال من خلال عروض المحاضرات في طوابير، وما إلى ذلك).

إنجاز الأشياء

ومن ناحية أخرى، الحصول على الأشياء تم إنشاؤها بواسطة ديفيد ألين. الفكرة الأساسية وراء هذه الطريقة هي إنهاء جميع المهام الصغيرة على الفور، وتنقسم المهمة الكبيرة إلى مهام أصغر للبدء في إكمالها الآن. السبب وراء هذا هو تجنب تحميل المعلومات الزائدة أو «تجميد الدماغ» الذي من المرجح أن يحدث عندما يكون هناك مئات المهام. يتمثل الهدف من GTD في تشجيع المستعمل على إخراج مهامه وأفكاره على الورق وتنظيمها في أسرع وقت ممكن حتى يسهل إدارتها ومراقبتها.

ABCD تحليل

وفي هذا السياق، التقنية التي تم استخدامها في إدارة الأعمال لفترة طويلة هي تصنيف البيانات الكبيرة في مجموعات. غالبًا ما يتم وضع علامة على هذه المجموعات (أ) و (ب) و (ج) و (د) - ومن هنا تأتي الاسم. يتم ترتيب الأنشطة من خلال هذه المعايير العامة:

وكثيرا ما يقترن تحليل «أ ب ج  د» مع تحليل باريتو

في هذا الإطار، يتم ترتيب كل مجموعة حسب الأولوية. لمزيد من تحسين تحديد الأولويات، يختار بعض الأفراد تصنيف العناصر «ب» أو «ا» أو «ج». يمكن أن يتضمن تحليل «أ ب ج» أكثر من ثلاث مجموعات.

• أ- المهام التي ينظر إليها على أنها مهمة وملحة.
• ب - المهام المهمة ولكنها ليست ملحة.
• ج- المهام غير المهمة ولكنها عاجلة.
• د - المهام غير المهمة وغير العاجلة.

تحليل باريتو

من جانب آخر، يمكن كذلك تطبيق القاعدة 80-20 لزيادة الإنتاجية: يفترض أن 80٪ من الإنتاجية يمكن تحقيقها من خلال القيام بـ20٪ من المهام. وبالمثل، يمكن أن تعزى 80٪ من النتائج إلى 20٪ من النشاط. إذا كانت الإنتاجية هي الهدف من إدارة الوقت، فيجب أن تكون الأولوية لهذه المهام أعلى.

من جانب آخر، إن فكرة باريتو هي امكانية إكمال 80٪ من المهام في 20٪ من الوقت المتاح. ستستغرق نسبة 20٪ المتبقية من المهام 80٪ من الوقت. يستعمل هذا المبدأ لفرز المهام إلى قسمين. بحسب هذا النموذج من تحليل باريتو، يُنصح بتعيين المهام التي تقع في الفئة الأولى أولوية أعلى.

كذلك، يعتمد ذلك على الطريقة المعتمدة لإكمال المهمة، هناك دائما طريقة أبسط وأسهل لإكمال المهمة، إذا استعملنا طريقة معقدة، فسيستغرق الأمر وقتًا طويلاً، لذا، يجب على المرء دائمًا محاولة العثور على طرق بديلة لإكمال كل مهمة.

تنفيذ الأهداف

من جهة ثانية، تقترح الكاتبة جولي مورجنسترن «ما يجب فعله وما ينبغي عمله» في إدارة الوقت والتي تشمل:

وفي السياق ذاته، قائمة المهام (كذلك قائمة المهام أو المهام الواجب تنفيذها) هي قائمة بالمهام المراد إكمالها، مثل المهام أو الخطوات نحو إكمال المشروع، إنها أداة جرد تعمل كبديل أو ملحق للذاكرة.

من جانب آخر، يتم استخدام قوائم المهام في الإدارة الذاتية، وقوائم البقالة، وإدارة الأعمال، وإدارة المشاريع، وتطوير البرمجيات  قد تتضمن أكثر من قائمة واحدة.

وفي السياق ذاته، تتوفر الآن الكثير من المرادفات الرقمية، بما في ذلك تطبيقات إدارة المعلومات الشخصية (PIM) وأغلب أجهزة المساعد الرقمي الشخصي (PDA). هناك كذلك الكثير من تطبيقات قائمة المهام المستندة إلى الويب، والعديد منها مجاني.

من جهة ثانية، عندما يتم إنجاز أحد العناصر الموجودة في قائمة المهام، يتم فحص المهمة أو إهمالها. الطريقة التقليدية هي كتابة هذه على قطعة من الورق  وعادة على لوحة ملاحظة ويمكن أن تحتوي قوائم المهام كذلك على شكل قوائم تدقيق الورق أو البرامج.

• - قم بتخطيط كل ما هو مهم من خلال إنشاء قائمة مهام.
• - خلق «واحة من الزمن» لأحد للسيطرة.
• - قل «لا».
• - ضع الأولويات.
• - لا تسقط كل شيء.
• - لا تعتقد أن المهمة الحرجة ستتم في وقت الفراغ.

تنظيم قائمة المهام

وفي هذا الصدد، يمكن أن تتولى إدارة القائمة مسؤولية تنفيذها، يمكن أن يحدث هذا بسبب التسويف عن طريق إطالة نشاط التخطيط، هذا شبيه بتحليل الشلل، كما هو الحال مع أي نشاط.

ومن جهة أخرى، طريقة معينة لتطبيق أسلوب [ أ ب ج ] يعين «أ» للمهام التي يتعين القيام بها في غضون يوم، «ب» في الأسبوع، و «ج» في الشهر.

علاوةً على ذلك، كان من أوائل المدافعين عن تحديد أولوية «أ ب ج» ألان ليكين، في عام 1973، في نظامه «أ» كانت العناصر الأكثر أهمية، «ب» التالي في الأكثر أهمية، «ج» أقل أهمية.

من جانب آخر، قوائم المهام غالباً ما تكون مصورة ومبينة، ويتضمن أبسط نظام متدرج قائمة مهام عامة (أو ملف يحمل المهام) لتسجيل جميع المهام التي يحتاجها الشخص لإنجازها، وقائمة المهام اليومية التي يتم إنشاؤها كل يوم عن طريق نقل المهام من المهام العامة إلى اليومية، والبديل هو إنشاء «قائمة لا يجب فعلها»، لتجنب المهام غير الضرورية.

من جهة ثانية، وقد طرح المؤلف البريطاني مارك فورستر في مقاله بعنوان «افعل ذلك غدًا وأسرارًا أخرى لإدارة الوقت»، نهجا مختلفًا تمامًا يناقش عدم تحديد الأولويات تمامًا، يعتمد هذا على فكرة تشغيل قوائم المهام «المغلقة»، بدلاً من قائمة المهام «المفتوحة» التقليدية، ويجادل بأن القوائم التقليدية التي لا تنتهي أبدا تكفل فعليًا ترك بعض عملك، هذا النهج يدافع عن إنجاز كل عملك، كل يوم، وإذا كنت غير قادر على تحقيقه، فسوف يساعدك على تشخيص أين تذهب بشكل خاطئ وما يحتاج إلى تغيير.

علاوةً على ذلك، للحفاظ على المرونة، يجب أن يسمح نظام المهام بحدوث كارثة يجب أن تكون الشركة جاهزة لمواجهة كارثة. حتى لو كانت كارثة صغيرة، إذا لم يقم أحد بتخصيص وقت لهذا الموقف، فإنه يمكن أن ينتشر، ويحتمل أن يتسبب في أضرار للشركة.

وعلى صعيد آخر، إذا لم يتم إنفاق بعض الوقت بانتظام على تحقيق أهداف بعيدة المدى، فقد يعلق الفرد في نمط عقد دائم على خطط قصيرة الأجل، مثل البقاء في وظيفة معينة لفترة أطول مما كان مقرراً في الأصل.

وفي السياق ذاته، طريقة أخرى لتحديد أولويات المهام الإجبارية (المجموعة أ) هي وضع أكثر الأشياء غير المرغوبة أولاً، عند الانتهاء، تبدو بقية القائمة أسهل، ويمكن للمجموعتين «ب» و «ج» أن تستفيد من الفكرة نفسها، ولكن بدلاً من القيام بالمهمة الأولى على الفور، فإنها تعطي الدافع للقيام بمهام أخرى من القائمة لتجنب المهمة الأولى.

إضافةً إلى ذلك، لتجنب التعثر في نمط الإسراف، يجب أن يتضمن نظام المهام كذلك جلسات تخطيط وتقييم نظامية (شهرية، نصف سنوية، سنوية)، للتخلص من عدم الكفاءة وضمان توجه المستعمل في الاتجاه الصحيح الرغبات.

وفي هذا السياق، يجب أخذ بعض مستويات التفاصيل كأمر مسلم به لكي يعمل نظام المهام، بدلا من وضع «تنظيف المطبخ»، «تنظيف غرفة النوم»، و«تنظيف الحمام»، فمن أكثر كفاءة لوضع «التدبير المنزلي» وتوفير الوقت الذي يقضيه في الكتابة والحد من الحمل الإداري للنظام (كل مهمة دخلت في النظام يولد تكلفة في الوقت والجهد لإدارتها، إلى جانب تنفيذ المهمة) ومع ذلك فإن خطر توحيد المهام هو أن «التدبير المنزلي» في هذا المثال قد يثبت أنه غالبًا أو يتم تعريفه بشكل غريب، مما يزيد من خطر المماطلة أو مشروعًا يسيء للإدارة.

وعلى صعيد آخر، لتحديد أولوية قائمة المهام اليومية، يقوم أحدهما بتسجيل المهام حسب ترتيب الأولوية القصوى، أو يعينهم رقمًا بعد إدراجه ("1" للأعلى أولوية، "2" للأولوية العليا الثانية، إلخ) التي تشير إلى الأولوية التي تأمر بتنفيذ المهام، تكون الطريقة الأخيرة أسرع بشكل عام، مما يسمح بتسجيل المهام بسرعة أكبر.

علاوةً على ذلك، قائمة المهام الروتينية تضيع الوقت إذا كنت معتادًا على تنظيف أسنانك بالفرشاة يوميًا، فلا يوجد سبب لإدراجها في قائمة المهام وينطبق نفس الشيء على الخروج من السرير، وتحديد الوجبات، وما إلى ذلك. إذا كنت بحاجة إلى تتبع المهام الروتينية، فقد يكون من المفيد استخدام قائمة قياسية أو مخطط، لتجنب إجراء إدراج هذه العناصر يدويًا مرارًا وتكرارً.

إضافةً إلى ذلك، وتعزى القائمة اليومية لأشياء يمكن القيام بها، مرقمة حسب ترتيب أهميتها، ويتم تنفيذها بهذا الترتيب في كل مرة وبشكل يومي، إن المستشار آيفي لي (1877-1934) اعتبارها أكثر النصائح الربحية التي تلقاها تشارلز إم. شواب (1862-1939)، رئيس شركة بيت لحم للحديد.

قوائم المهام غالبا ما تكون ذات أولوية:

أكد كتاب مختلفون على الصعوبات المحتملة في قوائم المهام مثل:

تحديد الأولويات والأهداف

من جانب آخر، غالبًا ما ترتبط استراتيجيات إدارة الوقت بالتوصية بتعيين الأهداف الشخصية. وتؤكد الأدبيات على مواضيع مثل:

- «تعيين أهداف الجاذبية» التي تجذب الإجراءات تلقائيًا.

- «العمل في ترتيب الأولوية» تحديد الأهداف وتحديد الأولويات.

كذلك، يتم تسجيل هذه الأهداف ويمكن تقسيمها إلى مشروع أو خطة عمل أو قائمة مهام بسيطة، بالنسبة للمهام الفردية أو للأهداف، يمكن تحديد درجة الأهمية، وتحديد المواعيد النهائية، وتحديد الأولويات. وينتج عن هذه العملية خطة تحتوي على قائمة مهام أو جدول أو تقويم للأنشطة. قد يوصي المؤلفون بفترات تخطيط يومية أو أسبوعية أو شهرية أو غيرها من المراحل المرتبطة بنطاق تخطيط أو مراجعة مختلفين. يتم ذلك بطرق مختلفة، على النحو التالي.

طريقة ايزنهاور

- المهم/عاجل تتم على الفور وشخصيا مثلًا.

عن طريق تقسيم المهام إلى:

وفي هذا الصدد، باستخدام مبدأ قرار أيزنهاور، يتم تقييم المهام باستخدام المعايير الهامة/غير المهمة والعاجلة/غير العاجلة ، ثم يتم وضعها في الكواد بحسب مصفوفة أيزنهاور (المعروف كذلك باسم "صندوق آيزنهاور" أو "قرار آيزنهاور" ماتريكس ". ثم يتم التعامل مع المهام على النحو التالي:

وعلى صعيد آخر، تنبع «طريقة آيزنهاور» من اقتباس منسوب إلى دوايت د. أيزنهاور: «لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. المهم ليست مهمة، والمهمة ليست ملحة أبدا.»

خلق بيئة فعالة

في هذا الإطار، قد ينتج عن عدم القدرة المفرطة والمزمنة على إدارة الوقت بشكل فعّال من اضطراب فرط الحركة المفرط (ADHD) أو اضطراب نقص الانتباه (ADD) <

ومن ناحية أخرى، - «التعافي من العادات الزمنية السيئة» الشفاء من المشاكل النفسية الكامنة، مثلًا، المماطلة.

علاوةً على ذلك، وتشمل المعايير التشخيصية إحساسًا بانخفاض التحمل، وصعوبة التنظيم، ومشاكل في البدء، ومشكلات إدارة الكثير من المشاريع المتزامنة، ومشاكل في المتابعة، يركز بعض المؤلفين على القشرة المخية قبل الجبهية، وهو أحدث جزء متطور من الدماغ. وهو يتحكم في وظائف فترة الانتباه، والتحكم في الاندفاعات، والتنظيم، والتعلم من التجربة والرصد الذاتي، وغير ذلك. يجادل بعض المؤلفين بأن تغيير طريقة عمل القشرة الأمامية الجبهية أمر ممكن وقد يقدم حلول.

علاوةً على ذلك، ويشدد بعض الأدبيات [المتعلقة بإدارة الوقت] على المهام المتعلقة بتهيئة بيئة مواتية لفعالية «حقيقية». تتضمن هذه الاستراتيجيات مبادئ مثل:

إضافةً إلى ذلك، ويشير المؤلفون على خلق بيئة فعالة، مثل وجود مكتب أو منزل أنيق لإطلاق العنان للإبداع، والحاجة إلى حماية «وقت الذروة»، ويركز الأدب كذلك على التغلب على المشكلات النفسية المزمنة مثل المماطلة.

• - «تنظيم» فرز الأوراق والمهام.
• - «حماية الوقت» العزل والعزل والتفويض.
• - «الإنجاز من خلال إدارة الأهداف ومن خلال التركيز على الهدف» التركيز التحفيزي.

طريقة تفاعل الدومينو

ومن جهة أخرى، الفكرة أن هناك إجراءات تستثمرها في وقت واحد والتي تنتج بمرور الوقت في قنوات مختلفة. كتابة هذا الكتاب هو إجراء من هذا القبيل، لأنه يتطلب جهدا لمرة واحدة، وبمجرد الانتهاء من ذلك، فإنه يستمر في خدمتك

نظم إدارة الوقت

ومن ناحية أخرى، غالبًا ما تتضمن أنظمة إدارة الوقت ساعة زمنية أو تطبيقًا يستند إلى الويب يستعمل لتتبع ساعات عمل الموظف. تتيح أنظمة إدارة الوقت لأصحاب العمل رؤى حول القوى العاملة لديهم، مما يسمح لهم برؤية وتخطيط وإدارة وقت الموظفين. إن القيام بذلك يسمح لأرباب العمل بالتحكم في تكاليف العمالة وزيادة الإنتاجية. يعمل نظام إدارة الوقت على أتمتة العمليات، التي تقضي على العمل الورقي والمهام الشاقة.