قاعدة العمل

مقدمة

من جانب آخر، يعد السماح بتوثيق قواعد العمل أثناء تنفيذ مشروعات الأعمال أقل تكلفة وأسهل في إنجازها من النهج الأول، ولكن إذا لم يتم تجميع قواعد العمل على نحو متناسق، فستصبح بلا قيمة. ومن أجل تعليم الأشخاص المهتمين بالأعمال التجارية أفضل الطرق لتجميع قواعد العمل وتوثيقها، فقد أنشأ خبراء في تحليل الأعمال منهجية قواعد العمل. تحدد هذه المنهجية عملية التقاط قواعد العمل بطريقة يمكن التحقق منها ومفهومة كذلك. ومن السهل تعلم هذه المنهجية وتنفيذها في الوقت الفعلي، وتُمكن أصحاب المصالح التجارية من إدارة قواعد أعمالهم بطريقة متناسقة.

كذلك، توجه قواعد العمل المنظمة بما ينبغي القيام به بالتفصيل، بينما تفيد الإستراتيجية بـكيفية التركيز على الأعمال التجارية على المستوى الكلي لتحسين النتائج. بتعبير آخر، توفر الإستراتيجية اتجاهًا رفيع المستوى بشأن ما ينبغي أن تقوم به المؤسسة. وتوفر قواعد العمل كذلك إرشادات توجيهية بشأن كيفية ترجمة الإستراتيجية إلى أفعال.

علاوةً على ذلك، وفي الغالب يتم اكتشاف قواعد العمل وتوثيقها بصورة غير رسمية أثناء المراحل الأولى من المشروع. ويعد تجميع قواعد العمل في هذه الحالة أمرًا عرضيًا. إضافة إلى ذلك، قد تقود مشروعات الأعمال إلى تعريف قواعد عمل جديدة مثل إطلاق منتج جديد أو إعادة هندسة عملية معقدة. وتكون ممارسة جمع قواعد العمل المتجانسة عرضة لإنشاء قواعد عمل غير متناسقة أو متناقضة حتى داخل الوحدات التنظيمية المختلفة أو في الوحدات التنظيمية ذاتها بمرور الوقت. وقد تكون مشاكل الإنشاء غير المتناسق هذه من الصعب العثور عليها وإصلاحها.

وفي هذا الصدد، قد تختار المنظمة وصف ممارسات أعمالهم التجارية وإصدار قاعدة بيانات شاملة للقواعد. وقد يفيد هذا العمل ولكنه في الوقت نفسه مكلف ويستغرق الكثير من الوقت. مثلًا، قد تُعين المؤسسة استشاريًا لتوثيق المعايير والأساليب المختلفة التي تمارس داخل المؤسسة وتعزيزها.

إضافةً إلى ذلك، فقواعد العمل تسري داخل المؤسسات سواءً كانت مكتوبة أم لا، إما بمجرد الحديث عنها أو حتى كانت جزءًا من وعي المؤسسة. ومع ذلك، فإن جمع قواعد العمل المختلفة للمؤسسات يعد ممارسة متعارف عليها إلى حد ما. وقد يحدث هذا بطريقة من طريقتين.