مساعد إداري

إرسال وتلقي البريد والطرود

إضافةً إلى ذلك، إعداد المراسلات التجارية (غالبًا باستخدام برامج معالجة النصوص، وجداول البيانات، وبرامج عرض الكمبيوتر)

• إرسال الفاكسات
• إدارة الملفات
• البحث وتحديد مصادر البيانات الرئيسية

أنواع المساعدين الإداريين

ومن ناحية أخرى، يقدم الموظفون بمسمى مساعد إداري عمومًا الدعم لأقسام أو فرق معينة في شركة (مثل الموارد البشرية أو المحاسبة أو التطوير أو المبيعات والتسويق أو تقنية المعلومات). في الشركات الصغيرة، يمكن لـ «مدير» واحد تقديم الدعم لجميع من في المكتب.

كذلك، المهمة الرئيسية لموظف الاستقبال هي الرد على الهاتف وأخذ رسائل لمكتب أو قسم، وأيضا استقبال زوار المكتب.

كذلك، مساعد المشروعات يقدم الدعم الخاص بمشروعات معينة في شركة (مثلًا، الأنشطة التي لها هدف محدد ونقطة نهاية).

من جهة ثانية، الموظف المكتبي يقدم عادة الدعم المكتبي المنحصر في مهمة واحدة محددة أو اثنتين، مثل حفظ الملفات أو إدخال البيانات.

علاوةً على ذلك، مساعد الإنتاج يقدم الدعم للأفراد والمجموعات في مجال الإنتاج السينمائي والتلفزيوني.

في هذا الإطار، المساعد الشخصي يقدم الدعم لشخص معين، وغالبًا ما تشمل مسؤولياته الاهتمام بالمهام غير المتعلقة بالعمل، مثل إدارة المسؤوليات الشخصية.

كذلك، من الممكن أن يكون مصطلح «مساعد إداري» مسمى رسميًا، أو يكون وصفًا عامًا لوظيفة موظف في أحد المكاتب. واعتمادًا على نوع العمل الذي يؤديه الشخص، هناك الكثير من الاختلافات للتوصيفات الوظيفية التي تندرج تحت هذا الدور:

في هذا الإطار، مساعد الحسابات يقدم الدعم لأقسام الشركة الخاصة بالموارد المالية وحساب المدفوعات وحساب المديونيات. ومن المعتاد لموظفي هذه المناصب أن يتمتعوا بمعرفة أكثر تخصصًا في مجالي المحاسبة والمالية.

إضافةً إلى ذلك، السكرتير أو المساعد التنفيذي يقدم الدعم للأفراد التنفيذيين بالشركة (رفيعي المستوى عادة) أو للمجموعات التنفيذية الصغيرة. وتشمل مسؤوليته عادة التعامل مع المعلومات الخاصة بالشركة والبيانات الشخصية الأكثر خصوصية أو حساسية أكثر من غيره من الموظفين.

مهارات المساعد الإداري

• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على إدارة أكثر من مهمة في نفس الوقت.
• جودة في التعامل مع الأشخاص، حيث يتطلب العمل التفاعل الشخصي كثيرًا.
• القدرة على اتخاذ قرارات حاسمة بسرعة.
• جودة التعبير وتحرير النصوص.
• القدرة على استخدام التقنية الحديثة.

وفي السياق ذاته، العاملون في منصب المساعد الإداري يجب أن يتمتعوا ببعض المهارات لأداء الوظيفة على أكمل وجه، منها:

واجبات المساعد الإداري

وفي السياق ذاته، إدارة جرد الأصول والإمدادات، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للموردين، وتقديم الفواتير

ومن جهة أخرى، جدولة وتنسيق الاجتماعات والمقابلات والأحداث وغيرها من الأنشطة المماثلة

وفي هذا السياق، التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل الإدارية والتشغيلية يوميًا

المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الدليل،

ومن ناحية أخرى، يقوم المساعدون الإداريون بأداء الكثير من الوظائف الأساسية في المكاتب، ومن بينها:

أداء الدعم المكتبي العام متعدد الأوجه

إرسال واستقبال استمارات الشركة

كذلك، إعداد محاضر الاجتماعات، ومسودات الاجتماعات، ومواد الدعم الداخلي.