تعريف مصطلح التقرير

قبل التعرف على كيفية كتابة تقرير، لابد من معرفة ما التقرير؟

 التقرير هو وثيقة موجزة، وقصيرة، ودقيقة المحتوى ترتكز في موضوعها على الحقائق والواقع، وتُكتب هذه الوثيقة حول موضوع محدد، وتُقدّم لشريحة معينة، لتتناول أو تناقش مشكلةً أو موقف ما، وتشمل تحليل هذا الموقف أو المشكلة، وإيجاد حلول وتوصيات.

هناك العديد من أنواع التقارير المختلفة، بما في ذلك التقارير التجارية والعلمية والبحثية، ولكن الخطوات الأساسية لكتابتها هي نفسها.

 

أنواع التقارير بالتفصيل

تختلف كيفية كتابة التقرير على حسب نوعه والغرض، وتتنوع التقارير كما يلي: 



• تقارير توقيتيّة: هي التقارير الأوّلية، والتقارير المرحليّة أثناء العمل، والتقارير الختاميّة.

• تقارير من حيث الجهة المرفوع لها التقرير: وتُصنّف إلى تقارير داخلية بين إدارات المؤسسة، وتقارير خارجية مطلوبة من جهات خارج المؤسسة. 

• تقارير من حيث تكرارها: وتُصنّف كتقارير دوريّة.

• تقارير تعتمد على المحتوى: وتُصنّف إلى تقارير مراقبة، وتقارير ماليّة، وتقارير عن الأنشطة.

• التقارير المالية:  تقارير توفر معلومات مالية لمتخذ القرار، وذلك للمساعدة في اتخاذ القرارات المناسبة، مثل تقديم التسهيلات، والقروض، أو التأكد من أن الخطط الموضوعة قدمت، أو أن اللأموال المقدمة للمؤسسة صرفت في المجالات المحددة.

• تقارير الهيكل التنظيمي: الهيكل التنظيمي يحدد تقسيم الأعمال بين العاملين و قنوات التنسيق الرسمية وتسلسل القيادة، فللهيكل التنظيمي تقارير دورية وهي تلك التقارير التي تعد بانتظام كل فترة زمنية محددة لتناول تحديد الموقف الحالي لنشاط أو عملية معينة. 

• تقارير غير دورية: وهي تعد كلما دعت الحاجة إلى إعدادها نتيجة ظهور مشاكل معينة. 

• التقرير الشهري: تقرير يقدم كل نهاية شهر ويغطي فترة شهر ميلادي. 

• التقرير الربع سنوي: تقرير يقدم كل نهاية ثلاثة شهور ويغطي فترة ثلاثة شهور ميالدية. 

• التقرير النصف سنوي: على نصف فترة المشروع تقرير يقدم كل نهاية 6 شهور ويغطي فترة 6 شهور ميلادية. 

• التقرير السنوي: تقرير يقدم كل نهاية سنة ويغطي فترة 12 شهرا ميلاديا.

• تقارير أولية: هي تقارير تقدم عند بدء المشروع، وتتضمن معلومات عن الطاقم وخطة ومنهجية العمل.

• تقارير مرحلية: هي تقارير تقدم بفترة تنفيذ المشروع، وقبل الانتهاء منه، وتتضمن معلومات وبيانات فنية ومالية حول الأنشطة المنفذة، وخطة العمل، والمعيقات التي تواجه عملية التنفيذ. 

• تقارير نهائية: عن الأنشطة المنفذة خلال فترة زمنية.

• تقارير تفصيلية: هي تقارير تقدم بنهاية المشروع وتعرض سردا للمشروع، ويشمل التقرير المعيقات والتحديات والدروس المستفادة من المشروع. 

• تقارير جدول المحتويات: عبارة عن قائمة بالمواضيع الموجودة في التقرير، ويتضمن بصفة عامة رقم صفحة كل موضوع فيه، ويمكنك استخدام جدول المحتويات، لإعطاء القراء نظرة عامة حول المواضيع، أو لمساعدتهم في العثور على صفحة، أو مقطع البداية للمواضيع. 

• تقارير قائمة الجداول: قائمة بالجداول التي وردت بالتقرير، وتوضع في الأجزاء التمهيدية بعد جدول المحتويات، والهدف منها التسهيل على القارئ الرجوع إلى جدول معين مباشرة وبشكل سريع. 

• التقارير الرسمية: مثل تقارير الرسائل العلميّة، كيفية كتابة تقرير لرسالة علمية يعتمد على إرشادات واضحة عما تحويه الرسالة، وتتكون من: المذكرة أو رسالة الخطاب، وصفحة العنوان، وملخص تنفيذي، وفهرس، ومقدمة، ومحتوى التقرير، وخاتمة، وأخيرا المصادر. 

 

1، 2، 3

أهمية كتابة التقرير

• تعتبر التقارير وسيلة لنقل المعلومات تعتمد على تجميعها كنتيجة للبحث وتحليل البيانات والقضايا. 

• تغطي التقارير نطاقًا واسعًا من الموضوعات، ولكنها تركز عادةً على نقل المعلومات لغرض واضح إلى جمهور محدد. 

• تشمل أنواع التقارير مجموعة كبيرة من المواضيع والقضايا وتقدمها بطريقة واضحة ودقيقة.

•  يجب أن تكون مكتوبة بشكل جيد ومنظّمة بوضوح، وتجذب انتباه القارئ، وتفي بتوقعاته.

• يحكم على جودة العمل وقيمته من خلال جودة التقرير المكتوب.

• تنظيم العلاقات داخل المؤسسة وتحديد المسؤوليات.

 

 

كيفية كتابة تقرير

لتتعرف على طريقة كتابة تقرير، فإنك بحاجة إلى عدة عناصر:



- اختيار موضوع التقرير: هي أول خطوة من خطوات كيفية كتابة تقرير: والتي تحدد نوع التقرير وما يجب أن يحتويه من موضوعات.

- البحث عن المعلومات: تخضع عملية البحث عن المعلومات لأسس وقواعد ونصائح عامة يجب اتباعها لإعداد تقرير مقبول، وهي كما يلي:

- تنظيم الأفكار والمعلومات: يجب تنسيق وترتيب العناوين والمواضيع التي سيشملها التقرير. 

- كتابة مسودة: المسودة هي نسخة أولية عن التقرير، وتمتاز بقابليتها للتعديل والتنسيق.

- مراجعة التقرير: آخر خطوة من خطوات كيفية كتابة تقرير، وتشمل مراجعة جميع خطوات كتابة التقرير السابقة، مثل: تدقيق الأخطاء الإملائية، وقراءة جميع الجمل من بدايتها حتى النهاية، واستيفاء الغرض من كتابة التقرير.

- مدقق خارجي: طلب المساعدة من مدقق خارجي وذلك لضمان دقة المراجعة.

 

 

اتصل بى - تعرف على - نرمى - عربي - قريب -